上一篇讲了哪些事值得做工具。这篇讲下一步：把选出来的那件事，写成一份能照着做的需求。
还是拿门店里最常见的麻烦举例——月底盘点总对不上。
一、先描述问题，不要描述功能
大多数人提需求时最常说的一句话是：”我要一个盘点系统。”
这句话对做东西的人来说等于没说——系统长什么样、解决什么、什么算做完，全没定义。
换成描述问题：
每周一上午 9 点前，要拿出上周的账面数和实盘数，列出差异；差异超过一定额度的，要能查到是哪一笔进出造成的；这些数据要能导出给总部看。
差别在哪：前者说的是”我想要个东西”，后者说的是”我要达成什么结果”。只有后者能推导出需要哪些字段、哪些功能。
二、拆成「谁在什么时间做什么」
需求写清楚的关键，是把一件事拆成动作。
| 角色 | 时间 | 动作 | 产出 | 现在卡在哪 |
|---|---|---|---|---|
| 后厨/吧台 | 周日闭店后 | 清点存货 | 实盘数 | 手写单容易丢、字迹不清 |
| 店长 | 周一上午 | 汇总各区实盘数 | 一张总表 | 各区格式不统一，要重抄 |
| 店长 | 周一上午 | 与账面数比对 | 差异清单 | 差异查不到对应单据 |
| 店长 | 周一下午 | 报给总部 | 报表 | 数据要重新整理一遍 |
拆完你会发现：真正的卡点不是”没有系统”，而是”格式不统一”和”差异追溯不到单据”。这两点才是需求的核心，而它们用一张统一的表加上单据编号就能解决大半。
三、字段清单：做之前先定死
不管是做表格、做工具还是上系统，先把字段定死，后面才不会反复改。
| 字段 | 类型 | 来源 | 谁填 | 必填 |
|---|---|---|---|---|
| 盘点日期 | 日期 | 系统自动 | —— | 是 |
| 区域（后厨/前厅/仓库） | 选项 | 固定列表 | 盘点人 | 是 |
| 品名 | 文本 | 固定列表 | 盘点人 | 是 |
| 单位 | 选项 | 固定列表 | 盘点人 | 是 |
| 实盘数 | 数字 | 现场清点 | 盘点人 | 是 |
| 账面数 | 数字 | 系统取数 | 自动 | 是 |
| 差异数 | 数字 | 计算 | 自动 | 是 |
| 关联单据号 | 文本 | 进出记录 | 店长 | 否 |
| 差异说明 | 文本 | 手填 | 店长 | 差异时必填 |
两个要点：
- 能自动取的不要让人填（账面数、差异数），人填的部分越少，出错越少
- 固定列表比自由文本好用（品名、单位），自由文本写着写着就会出现”鸡胸肉／鸡胸／鸡胸肉块”三个名字
四、验收标准：什么算「对上了」
没有验收标准，做出来也不知道算不算完成。对盘点这件事，可以定三条：
| 标准 | 具体含义 |
|---|---|
| 三个数能对上 | 账面数 + 差异数 = 实盘数，每一行都成立 |
| 差异可追溯 | 超过额度的差异，都能查到对应的进出单据 |
| 数据可导出 | 能导成表格，字段与上表一致，不用二次整理 |
这三条就是验收清单。做出来之后逐条过，过了才算完成，没过就继续改——而不是”看着差不多就行”。
五、工具解决不了的部分
写需求时同样重要的，是明确边界。下面这些，工具帮不上：
- 人的操作习惯：不按时间盘点、随手填个数
- 计量误差：称重、估量本身的偏差
- 损耗与串货：需要现场管理手段，不是记清楚就能消失的
把这些写进需求里的”不适用”部分，能避免后面反复争论”为什么上了工具还是对不上”。
六、需求写成之后
一份能用的需求，通常就这四块：
- 问题：现在是什么情况，要达成什么结果
- 动作拆解：谁在什么时间做什么，卡在哪
- 字段清单：有哪些数据，谁填，哪些必填
- 验收标准：什么算完成，什么不在范围内
有了这四块，不管是做一张表、找一个现成工具，还是让 AI 辅助生成一个可用的小工具，方向都不会跑偏。这也正是 PDE 里 P（产品设计）这一步要干的事——先想清楚要什么，再动手做。
小结
把「盘点总对不上」写成需求，核心不是选工具，是先回答四个问题：要达成什么结果、谁在什么时间做什么、有哪些字段、什么算完成。这四问答完，剩下的实现环节反而变简单了。
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