餐饮门店收货怎么管：时间窗口、验收动作与不合格处理

门店里最容易被将就的一件事，是收货。

供应商把货放在门口，谁路过签个字，货就进了冰箱。等到用的时候才发现少了两斤、叶子不新鲜、冰化了又冻过——这时候再找供应商，对方一句「签收了」就把你顶回来。

收货这件事不复杂，但它是一天里唯一一次你能检查要付钱的东西的机会。这一次放过，后面全是被动。

一、先定时间窗口，别让送货时间跟着供应商走

没有约定时间的送货，会毁掉门店一整个上午的节奏。

高峰期前一小时来送货，你得停下手里的活去点数；晚上快打烊来，你急着收摊，验收就潦草。这两种情况下的验收质量都是最差的，而恰恰供应商最爱在这两个时间来。

做法：给每个供应商定一个时间窗口，写进供货协议或者聊天记录里。

生鲜类：开业前两小时到，留出验货和上架的时间。
冻品类：可以放在上午任意平峰时段。
干货调料：一周一次，固定某天上午。

窗口要具体到半小时，不要写「上午」。「上午」在供应商那里就是「十一点五十」。

另外约定一条：司机不等人，但必须等到有人签收才能走。这条能保证验收真的发生，而不是货一放人就走了。

二、定清谁验

「谁有空谁验」等于没人验。

每家店应该有一个固定的收货责任人，通常是后厨负责人或者当班领班，写进岗位表里。这个人不在时，要有明确的第二责任人（替岗怎么安排，参见关键岗位的人不在，谁接得住？先演练一个替岗场景）。

责任人的三个权限要明确：

一是有权拒收。这一条最关键——如果收货的人做不了拒收的决定，那验收就是走过场。**老板要当着供应商的面把这句话说一次：「他不签字，这货我们不要。」

二是要签字留痕。每一单送货单上都要签名字，不是打个勾。

三是验完要记账。收货记录要和应付账款对得上，这一步的做法见供应商月结别只等对账：自己先记一张应付表。

三、验收的四个动作

验收不是看一眼。四个动作，顺序不能变：

动作一：对单。
送货单上的品名、规格、数量，和你订的是不是一致。先看单再看货——单对了再验货，单错了直接退回。

动作二：点数称重。
箱数要对，重量也要称。特别是按重量计价的鲜货，箱子上的标称重量和实物常常有出入。净重这一块的口径，采购价不等于入菜成本：先称清同一批原料的可用净重讲得很细，收货时称的是毛重，加工后称的才是净重，两个都要记。

动作三：看状态。
生鲜看色泽、气味、硬度；冻品看有没有解冻痕迹（化了又冻的，包装内会有大块冰晶或者粘连）；干货看包装完整和保质期。

温度是必查项。冷藏品表面温度、冻品是否仍处于冻结状态。用手摸一下是最快的判断——这一条不需要设备，但要有人愿意摸。

动作四：拍照留证。
每一单拍一张照片，拍到货品状态和送货单。照片存进按日期命名的相册。平时没用，出事那天就是唯一证据。

四、不合格怎么办：当场三步

发现不合格，必须当场处理，不要「先收下再说」。

第一步，当场说清问题，不要笼统。
不要说「质量不行」，要说具体事实：「这一箱叶子发黄的有三分之一」「这袋冻品化了又冻，包装里有大块冰」。具体到可验证的事实，供应商没法打太极。这一点的完整做法见到货不对劲别只说「质量差」。

第二步，当场决定三选一：整批退、部分退、折价收。
– 整批退：状态明显不合格，或者影响出品安全。
– 部分退：一箱里部分坏，把坏的挑出来按实际数量签收。要在送货单上划掉原数量，改写实收数，双方签字。
– 折价收：可用但品相不佳，且你确实急用。折价必须当场谈定并写在单上，不要说「下次再说」。

第三步，记一笔，当天反馈。
把这次异常记进收货记录，当天拍照发给对接人。当天反馈的异常，处理率远高于隔天反馈。