开店付款怎么记账：报价、订单、实付分层核对，不重复算投入

同一笔钱别记三遍：付款前先给报价、订单和凭据编号

筹备期最常见的一笔糊涂账：装修报价 15 万，签了合同，付了 3 万定金。月底一看记录——预算表里写了 15 万，合同台账里写了 15 万，付款记录里又写了 3 万。三笔都对，加起来却是 33 万。

问题不在人粗心，在于报价、订单和付款是三个不同的东西，却共用一个名字。

核心原则：一个事项一个编号，三层各记各的

给每个采购事项设一个编号，比如「装修 Z01」「设备 S01」。同一编号下分三层记：

报价不是成交事实，订单金额也不是每次付款金额——三层各记各的，谁也不替代谁。

第一步：给事项编号。一个事项包含报价、订单和多次支付，共用编号，文件各自附号。范围和版本写清：这份报价对应哪些内容，哪个版本有效。

第二步：约定层与支付层分开。约定层记总额、节点、税费口径和来源；支付层逐笔记日期和凭据。税费没说清就记「未说明」，不自行补率；实付缺凭据的保留「待核对」状态。

第三步：查预付款有没有被重复算。同一订单的定金、尾款和总额要留关联——定金 3 万是 15 万里的一部分，不是额外新增的投入。变更和退款单独登记并关联原编号；押金没有返还记录，就不能写成「现金已回收」。

第四步：把待付金额接回预算。已付的打勾，待付的带金额回预算表，缺金额的留「待核实」，不能拿零凑数。付款日期安排要对方确认过才算——表填好了不等于付款授权。