盘点对不上，是门店里最让人头疼又最常被误判的事。账面少了一批货，最先怀疑的往往是”是不是有人拿走了”，然后开始查人。多数时候查到最后也没有结果，因为问题出在记录方式，不在人。
根本原因通常只有一个：店里把四种完全不同的进出，混在一本账里记了。混在一起之后，任何一类记漏了，都会体现成”对不上”，而且无从查起。
一、把库存变动拆成四本账
库存变动其实只有四类，它们该分开记：
| 账 | 记什么 | 谁填 | 什么时候填 |
|---|---|---|---|
| ① 采购入库账 | 供应商送来的、验收合格入库的 | 验收人 | 每次收货 |
| ② 内部领用账 | 从库房/冰箱领到后厨、前厅的 | 领用人 | 每次领用 |
| ③ 损耗报废账 | 坏了、过期、做废、打翻的 | 当事人 | 发生时 |
| ④ 调拨退换账 | 退回供应商、店与店之间调的 | 经手人 | 发生时 |
关键区别：
- ① 是”进”，②③④ 是”出”，但 ④ 里的”退”是出、”换”可能既是出又是进，必须单独记，不能冲抵；
- ② 不是消耗，只是位置变了，如果领用没记，库房会凭空少一批货；
- ③ 是真实消失，很多店不记，于是它最后全部体现成”盘点差异”。
很多小店只记 ①，其余三本没有。这种情况下，盘点差异里混着领用、损耗、退换三类，数字当然对不上，而且年年如此。
二、采购入库账：验收环节最容易漏
入库账的问题是”照单全收”——供应商送来的单据写多少，就记多少，没有实际核对。
正确的入库记录要有三项：实收数量、验收结果、单据编号。其中”实收数量”必须和”下单数量”分开记，因为两者经常不一致（供应商缺货、临时替换、份量不足）。
验收不合格的处理也要写清楚：当场退货的，不进任何账；先收货后处理的，要在 ④ 里记一笔”待退”。“待退”如果不记，这批货在库房里既不算库存也不算损耗，盘点时凭空消失。
三、第二本：内部领用，最常被跳过的一本
从库房把货拿到后厨，从冻库拿到冷藏，从大包装分成小份——这些动作不改变所有权，但改变位置。如果只记入库不记领用，库房账上永远有货，后厨却说用完了。
领用账不需要复杂，一张表就够：
| 日期 | 品项 | 数量 | 领用去向 | 领用人 |
|---|---|---|---|---|
| 后厨/前厅/吧台 |
填写的要求只有一条：每次领用都记，不要攒到月底补。月底补记的领用账等于没记，因为没人还记得三天前领了多少。
对于高频、低值的调料类（盐、油、酱油），可以不做逐次领用，改成”整桶领出后不再记”，也就是领用时一次性记出库，之后不再跟踪。这类物品逐笔记的成本高于收益。
四、第三本：损耗报废，必须写原因
损耗账是盘点差异里最大也最隐蔽的一块。菜坏了、肉变质了、做废了、打翻了、员工餐用了——这些每天发生，不记就全部堆到月底。
损耗记录最少要有三列：品项、数量、原因。原因可以只分几类：
- 变质/过期
- 加工损耗（削皮、去根、化冻缩水）
- 制作失误（做废、做多）
- 员工餐
- 其他（写明）
原因分类的作用不是追责，是看结构。如果”变质”占比高，是订货量问题；如果”加工损耗”高，是加工标准问题；如果”制作失误”高，是后厨操作问题。 三种问题的处理办法完全不同，不分类就只能笼统地说”损耗太大”。
五、一张盘点差异表，把”对不上”变成可查的数
有了四本账，月底盘点的公式是：
账面库存 = 期初库存 + ① 入库 − ② 领用 − ③ 损耗 ± ④ 调拨退换
盘点差异 = 实际盘点数 − 账面库存
差异表这样填：
| 品项 | 账面库存 | 实际盘点 | 差异 | 差异率 | 可能原因 | 是否需查 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 示例叶菜 | 30 | 26 | −4 | 13% | 未记损耗 | 是 |
| 示例冻品 | 40 | 40 | 0 | 0% | — | 否 |
差异率多少要查，可以按品类给一个经验阈值：
| 品类 | 可接受的差异率 | 说明 |
|---|---|---|
| 干货、调料、包装 | ≤ 2% | 易计数，差异应很小 |
| 冻品 | ≤ 3% | 规格标准，易核 |
| 鲜货、叶菜 | ≤ 8% | 含水份与加工损耗 |
| 高值品（肉类、海鲜） | ≤ 2% | 单价高，必须逐笔查 |
高值品的差异哪怕金额不大也要逐笔查，因为它的风险敞口和低价品不在一个量级。
六、差异查不出来时，先看这三条
如果四本账都记了，差异仍然查不清，优先怀疑这三处：
- 单位不一致：入库按”箱”、领用按”袋”、盘点按”份”，换算过程出错。统一单位是最有效的改进。
- 时间口径不一致：月底盘点的时点，和最后一张单据的时点对不上，中间有几笔没进账。
- 赠品与试吃没记：供应商送的试用品、内部试菜、朋友来店加的菜，这些不进账但消耗库存。
这三条占了”查不出原因的差异”里的大多数。处理办法不是更复杂的表，而是把口径写下来贴在库房：一箱等于几份、盘点截止到几点、赠品怎么记。
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